Opis stanowiska pracy – czym jest i do czego przydaje się karta stanowiska pracy

Opis stanowiska pracy nie jest dokumentem, z którym mamy styczność cały czas. Większość z nas nawet nie wie, czym taki dokument jest. A znajdują się w nim bardzo istotne informacje. I to nie tylko dla pracodawcy, ale również pracownika. Ważne jest, aby nowo zatrudniona osoba w przedsiębiorstwie miała okazję do zapoznania się z nim.

Czym więc jest opis stanowiska pracy? Do czego się przydaje? Co zawiera? I co jeszcze warto i nim wiedzieć? Na te i inne pytania odpowiadamy poniżej. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Stanowisko pracy

Według definicji stanowiskiem pracy jest podstawowy oraz niepodzielny element struktury. Dotyczy organizacji w każdym przedsiębiorstwie czy firmie. Do każdego stanowiska pracy dołączony jest pewien określony i zawsze konkretny zakres obowiązków. Powszechną praktyką w organizacjach jest łączenie pojedynczych stanowisk w komórki organizacyjne. Te zaś zarządzane się przez jedną osobę. Najczęściej jest to kierownik danej komórki.

Jakie wyróżniamy typy stanowisk pracy? Oto one:

• kierownicze wyższego szczebla,
• kierownicze średniego szczebla,
• kierownicze niższego szczebla,
• wykonawcze.

Elementy dotyczące stanowisk pracy zazwyczaj w każdej firmie są podobne, albo nawet takie same. Są to:

• zadania, które zostały powierzone pracownikowi,
• urządzenia, które służą do wykonywania obowiązków służbowych,
• narzędzia, które ułatwiają wykonywanie obowiązków służbowych,
• materiały i różnego rodzaju półwyroby,
• przestrzeń potrzebna do pracy.

Opis stanowiska pracy

Karta stanowiska pracy powinna być podstawowym elementem dokumentacji, dotyczącej struktury organizacyjnej w danej firmie. Jego odpowiednie przygotowanie pozwala na prawidłowe zbudowanie tej struktury. Jest on wykorzystywany oczywiście również w innych zakresach, jak chociażby rekrutacja czy tak zwane wartościowanie pracy. Jest również bazą do opracowania zakresu czynności i obowiązków pracownika.

Najprościej rzecz ujmując, opis stanowiska pracy zawiera charakterystykę pracy i obowiązków wykonywanych na danym stanowisku. To również wszystkie wymagania, które stawiane są kandydatom na konkretne stanowisko. To sprawia, że rekrutacja może przebiegać w strategiczny i ekonomiczny sposób.

W tych przedsiębiorstwach, które charakteryzują się sztywnymi strukturami organizacyjnymi takie opisy są zazwyczaj bardzo szczegółowe. W firmach bardziej elastycznych, gdzie pracownicy mają większą autonomię działania, opisy stanowisk są bardziej ogólne. Jak jest ogólna zasada tworzenia takich kart? Przede wszystkim chodzi o to, aby zminimalizować ryzyko powstawania różnego rodzaju konfliktów czy sporów kompetencyjnych. Dokument ma minimalizować ryzyko wystąpienia sytuacji,  w której za daną czynność, nie będzie odpowiadał nikt.

Jak wygląda opis stanowiska pracy

Dokument powinien zawierać bardzo precyzyjne, klarowne i jasne informacje. Dzięki temu dany pracownik będzie znał swoje obowiązki, które go czekają po zatrudnieniu. W opisie stanowiska więc powinny znaleźć się takie elementy jak:

• nazwa stanowiska pracy,
• cel stanowiska pracy,
• obowiązki, które wymagane są na stanowisku pracy,
• nazwa firmy, działy czy innej komórki,
• miejsce w strukturze organizacyjnej,
• warunki pracy – chodzi głównie o miejsce i czas wykonywania pracy,
• zakres działań, obowiązków i czynności wymagane na danym stanowisku pracy, czy odpowiedzialności, za które dany pracownik odpowie przed swoim kierownikiem czy przełożonym,
• ogólne informacje związane z tematem środowiska pracy, specyfiki czy wymagań,
• informacje związane z uprawnieniami pracownika do wykonywania danych czynności zawodowych,
• informacje, które związane są z wszelkiego rodzaju zagrożeniami wynikającymi z danej specyfiki pracy,
• informacje o wymaganym wykształceniu czy umiejętnościach, które niezbędne są na danym stanowisku pracy,
• wskazanie na cechy osobowości, którymi powinien określać się kandydat na dane stanowisko pracy.

Według artykułu 94. Kodeksu Pracy, każdy pracodawca zobowiązany jest dodatkowo:

1. „Zaznajomić pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami”
2. „Organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystywanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy.

Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia opisu stanowiska pracy

Oczywiście podczas tworzenia opisu stanowiska pracy często popełniane są różne błędy. Do tych najczęstszych należą:

• brak zakresu działalności i odpowiedzialności pracownika,
• niejasne i nieprecyzyjne sformułowania dotyczące zadań pracownika,
• nieodpowiednie dostosowanie zadań do możliwości konkretnego pracownika,
• zbyt duża liczba zadań do wykonania,
• bardzo podobne, albo wręcz te same zadania na różnych stanowiskach,
• brak celów i założeń,
• chaos dotyczący rozdzielania zadań w danym zespole pracowników,
• zbyt szczegółowe i przesadnie precyzyjne wypunktowanie zadań na danym stanowisku,
• brak wyposażenia stanowiska pracy we wszystkie potrzebne narzędzia.