Notatka służbowa – czym jest i jak wykorzystać ją w miejscu pracy

Niewątpliwym jest fakt, że notatka służbowa ułatwia zarówno pracę, jak i komunikację. Wykorzystywać można ją właściwie w każdej firmie czy przedsiębiorstwie. Kodeks pracy nie wspomina jednak o notatce służbowej. Jednak warto wiedzieć, że rozporządzenia wykonawcze nakładają obowiązek prowadzenia jedynie dokumentacji w sprawach, które związane są ze stosunkiem pracy. Czym jest notatka służbowa? Jak wykorzystać ją w miejscu pracy? I co jeszcze warto o niej wiedzieć? Na te i inne pytania odpowiadamy w poniżej. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Czym jest notatka służbowa

Najprościej rzecz ujmując notatka służbowa jest dokumentem o charakterze formalnym. Do czego służy? Przede wszystkim do komunikacji wewnętrznej między pracownikami. Warto zaznaczyć, że jest to komunikacja słowna. Można ją stosować w każdej firmie czy organizacji. Istnieje w urzędach i instytucjach. Może być wykorzystana w każdym obszarze komunikacji w przedsiębiorstwie. Oczywiście najbardziej sprawdza się w wielkich organizacjach, a jej tematy są bardzo zróżnicowane.

Wartym uwagi jest fakt, że notatka służbowa nie jest ujęta w Kodeksie Pracy. Należy też wiedzieć, że sąd dopuszcza taki dokument, który dotyczy indywidualnego pracownika. Ten fakt wiąże się z powinnością pracodawcy prowadzenia dokumentacji, która związana jest ze stosunkiem pracy.

Często notatka służbowa w obszarze stosunku pracy jest wykorzystywana przez pracodawcę w sposób negatywny. Do czego dokładnie wówczas służy? Do gromadzenia argumentów, dzięki którym będzie mógł on nałożyć na pracownika kary. Czasem zamienia się jednak w pochwałę. Notatka służbowa w takich przypadkach może być stosowana tylko dla bardzo istotnych wydarzeń.

Za bezprawne uznaje się te notatki, które nie dotyczą zatrudnienia pracownika i posiadają niesprawdzone i nieprawdziwe informacje. Warto wiedzieć, że w takich przypadkach sąd może przysporzyć pracodawcy sporo problemów.

Warto zaznaczyć, że notatka służbowa może zawierać fakty, które wystąpiły w danej sytuacji. Zazwyczaj sporządza się notatki ze spotkań służbowych, wystąpień czy podjętych decyzji. Może przyjmować formę sprawozdania czy postanowienia. Czasem również zawiadomienia. Widać więc doskonale, że notatka służbowa to dość szeroki obszar.

Rodzaje notatek służbowych

Notatka służbowa może występować w różnych formach i spełniać różne funkcje. Notatka służbowa może dotyczyć:

• spotkania. Na przykład spotkania nauczycieli czy wszystkich pracowników danej firmy.
• zdarzenia. To może być chociażby wypadek samochodowy z udziałem auta firmowego.
• rozmowy telefonicznej. Rozmowy te mogą dotyczyć ważnych dla przedsiębiorstwa spraw.
• kontroli. Chodzi tu o różnego rodzaju kontrole w danym przedsiębiorstwie.
• korespondencji. Na przykład może to dotyczyć korespondencji mejlowej, w wyniku której nastąpiły pewne ważne wydarzenia.
• niesubordynacji. Chodzi tutaj o niewypełnianie obowiązków przez pracowników.

Kto może sporządzić notatkę służbową

Nie ma żadnych przepisów prawnych, które jako określałyby kto może stworzyć służbową notatkę. Możemy więc przyjąć, że takową może sporządzić właściwie każdy pracownik danego przedsiębiorstwa. Warto jednak pamiętać, że takie dokumenty dotyczą wykonywania pracy, więc zazwyczaj sporządzane są przez przełożonych pracowników. Zdarza się jednak oczywiście, że dokumenty te sporządzają również sami pracownicy działu kadr.

Jak sporządzić notatkę służbową

Przepisy prawa nie regulują również tego, jak dana notatka powinna wyglądać. Zazwyczaj każda firma czy przedsiębiorstwo ma swój własny wzór takiego dokumentu. Zawsze jednak należy pamiętać o kilku elementach, które powinny pojawić się w każdej takiej notatce i są to:

• data sporządzenia dokumentu,
• miejsce sporządzenia dokumentu,
• imię oraz nazwisko nadawcy i odbiorcy notatki,
• temat spotkania,
• podjęte ustalenia,
• treść notatki, na którą składa się wprowadzenie, treść właściwa i podsumowanie,
• podpis osoby sporządzającej notatkę,
• załączniki.

Na samym początku takiego dokumentu warto wspomnieć o powodzie jego powstania. Aby notatka była bardziej przejrzysta i konkretna można zastosować różnego rodzaju wyróżnienia czy śródtytuły, albo wypunktowania. Koniec powinien zachęcić odbiorcę do kontaktu z nadawcą. Podaje się wówczas numer telefonu nadawcy, adres e-mail. Jeśli dokument ma jakieś załączniki, dołącza się je właśnie na końcu.

Warto pamiętać o bardzo ważnej sprawie. W notatce tego typu nie umieszcza się własnych subiektywnych opinii i osądów. Głównie chodzi tu o opinie na temat współpracowników i ich decyzji czy podjętych kroków.

Przekazywanie notatki służbowej

Notatka może być przekazywana różnymi drogami. Można wręczyć ją osobiście do rąk odbiorcy, skorzystać z poczty elektronicznej albo tradycyjnej. Ważne jest, że jeśli dokument zawiera informacje poufne, to warto doręczyć go osobiście albo pocztą elektroniczną. Nie wolno jej w żadnym wypadku udostępniać osobom trzecim. Wgląd do niej powinny mieć jedynie osoby do tego upoważnione.