Czym jest i na czym polega outsourcing – wszystko co warto o nim wiedzieć

Outsourcing szczególnie powinien zainteresować przedsiębiorców, których firma dobrze i szybko się rozwija. W których pojawia się coraz więcej elementów, nad którymi czasem trudno jest zapanować. Wówczas warto oddać część obowiązków innej firmie. Takiej, która zajmuje się daną sprawą w sposób profesjonalny. Czym więc dokładnie jest outsourcing? Na czym polega? I co jeszcze warto o nim wiedzieć? Na te i inne pytania odpowiadamy poniżej. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Czym jest outsourcing

Na początek warto przytoczyć zdanie Henrego Forda: „Jeżeli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonywania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej.” Czym więc jest outsourcing?

Nazwa pochodzi z języka angielskiego i właściwie jest skrótem od trzech angielskich słów: outside-resource-using. Najprościej rzecz ujmując wyrażenie to oznacza korzystanie z zewnętrznych źródeł. Outsourcing to przekazywanie zadań, funkcji czy projektów do realizacji jakiejś firmie zewnętrznej. Takiej, która zajmie się danym projektem w sposób bardziej profesjonalny.

Wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje outsourcingu:

1. outsourcing kontraktowy – inaczej zwany zewnętrznym. W tym przypadku zadania czy projekty powierza się zewnętrznej firmie,
2. outsourcing kapitałowy – zwany inaczej wewnętrznym. Ten z kolei polega na tworzeniu tak zwanej spółki-córki. To ona właśnie przejmuje wówczas dany obszar działalności,
3. outsourcing pracowniczy – w jego przypadku chodzi o wynajem pracowników od firmy outsourcingowej albo agencji, trudniącej się zatrudnieniem. Takiego pracownika wówczas oddelegowuje się do wykonania określonych działań czy projektu.

Najbardziej popularne obszary, w których wykorzystuje się outsourcing, to przede wszystkim:

• administracja funkcji kadrowych,
• finanse oraz rachunkowość,
• audyt wewnętrzny,
• różnego rodzaju szkolenia,
• administracja systemów informatycznych,
• podatki,
• zaopatrzenie,
• zarządzanie środkami trwałymi,
• obsługa klienta,
• zarządzanie wydrukiem i dokumentami.

Przykłady outsourcingu

Przykładami stosowania metody outsourcingu mogą być chociażby:

• jakaś firma z branży gastronomicznej czy kulinarnej zleca firmie IT stworzenie oraz utrzymywanie aplikacji, służącej do składania zamówień,
• przedsiębiorstwo finansowe zleca firmie, która zajmuje się HR-em przeprowadzenie rekrutacji na dane stanowiska,
• jakaś państwowa spółka zleca firmie reklamowej różnego typu zadania z zakresu PR. Zadania te dotyczą chociażby kontaktu z mediami czy promocji w mediach społecznościowych.

Co można zyskać dzięki outsourcingowi

Z pewnością podstawową korzyścią, która płynie z tego rodzaju współpracy, jest redukcja kosztów. Zazwyczaj outsourcing jest stosowany, kiedy zewnętrzne sposoby na wykonanie zadań są tańsze od wewnętrznych. Istotne są również takie czynniki, jak chociażby:

• pragnienie realizacji usług na najwyższym możliwym poziomie,
• specjalizacja pracy,
• skupianie uwagi na funkcjach biznesowych,
• możliwość specjalistycznej wiedzy,
• koncentracja sił, środków i różnego rodzaju procesów zarządczych,
• firma zyskuje lepsze wyniki, a tym samym rośnie jej wartość rynkowa,
• przedsiębiorstwo może liczyć na większą elastyczność swoich działań,
• lepsza wydajność firmy poprzez zaoszczędzanie czasu czy zasobów ludzkich,
• krótszy czas realizacji zadań i projektów.

Wszelkie usługi outsourcingowe niewątpliwie umożliwiają zdobywanie wiedzy i doświadczenia liderów. Ekspert z firmy zewnętrznej, który został skierowany do współpracy z inną organizacją korzysta z jej wiedzy i porad innych specjalistów. Outsourcing to też wielka oszczędność czasu i środków pieniężnych, bowiem ekspert pracuje tylko wówczas, gdy w istocie jest potrzebny przedsiębiorstwu. Nie zawsze pracuje on na pełnym etacie, i zazwyczaj tak nie jest. To powoduje również zmniejszenie ryzyka związanego z poszukiwaniem i rekrutacją własnych specjalistów.

Zagrożenia

Outsourcing daje nie tylko korzyści, ale poprzez niego można niekiedy również wiele stracić. Zagrożenia pojawiają się zarówno w firmie zlecającej zadania i projekty, jak i przedsiębiorstwie zewnętrznym. Taką główną pułapką, która pojawia się najczęściej jest zazwyczaj chęć zbyt dużej redukcji kosztów. Czasem dochodzi także do wyboru przedsiębiorstwa outsourcingowego jedynie na podstawie parametrów pozamerytorycznych. To dwa główne zagrożenia, jakie czekają firmy po obu stronach. Jakie jeszcze inne występują?

• pojawienie się kosztów wcześniej ukrytych,
• zbyt wielkie skupianie się na redukcji kosztów, które mają prowadzić do obniżenia jakości świadczonych usług,
• często spadek morale pracowników wewnątrz firmy, którzy niejako czują się zagrożeni,
• ujawnienie, czasem przypadkowe, firmie zewnętrznej różnego rodzaju wrażliwych danych,
• utrata kontroli nad różnymi procesami, a niekiedy uzależnienie się od dostawcy,
• wszelkiego rodzaju problemy z komunikacją, chodzi tu przede wszystkim o barierę językową, inne strefy czasowe czy mniejsze konflikty.